Programa de Transformación en Servicios en Santo Tomás

En 2023, la institución dio un paso clave con la implementación del Sistema de Experiencia Integral del Estudiante (SEIS), cuya línea de acción Transformación de Servicios se materializó a través del Programa de Transformación de Servicios y Gestión del Cambio. Este piloto, diseñado e implementado por Unit, movilizó a equipos interdisciplinarios para rediseñar de manera colaborativa los servicios ofrecidos, con un enfoque innovador y centrado en las personas.

Desafío

Santo Tomás, una institución educativa presente de Arica a Punta Arenas, tiene como misión proporcionar una experiencia educativa transformadora que impacte positivamente en la vida de sus estudiantes. Sin embargo, los acelerados cambios en el entorno educativo y social requerían un modelo de gestión de servicios que no sólo respondiera a las necesidades actuales, sino que fuera flexible y adaptable para enfrentar los desafíos futuros.

El desafío central del programa era rediseñar servicios esenciales, como bibliotecas, salas de computación, apoyo psicológico y académico, para garantizar que la experiencia estudiantil fuera integral, relevante y de calidad.

Metodología

La implementación del programa incluyó un enfoque participativo y centrado en la innovación, estructurado en tres líneas de acción del Sistema de Experiencia Integral del Estudiante (SEIS):

1. Investigación y Análisis:
   • Levantamiento de información a través de encuestas, entrevistas y talleres, involucrando a más de 700 estudiantes, egresados y colaboradores.
   • Identificación de perfiles estudiantiles y los viajes más significativos en su experiencia dentro de Santo Tomás.
2. Coordinación y Monitoreo:
   • Socialización del modelo con más de 160 colaboradores y directivos para alinear objetivos y definir servicios prioritarios.
3. Transformación de Servicios:
   • Rediseño colaborativo de servicios mediante herramientas de innovación.
   • 11 sesiones generales y 11 mentorías específicas por equipo para desarrollar propuestas concretas.

Impacto

• Participación Activa:
  • 5 equipos compuestos por 35 funcionarios participaron en la primera fase del programa.
  • Colaboración interdisciplinaria que involucró responsables de servicios, directivos, académicos y estudiantes.
• Capacitación e Innovación:
  • Aplicación de metodologías innovadoras para rediseñar servicios clave de manera colaborativa y centrada en los estudiantes.
  • Identificación de áreas de mejora y establecimiento de nuevas prácticas en la gestión de servicios.
• Impacto Sostenible:
  • El piloto sentó las bases para futuros ciclos del programa, fortaleciendo la cultura de innovación y colaboración dentro de Santo Tomás.

Impacto y proyección

El Programa de Transformación de Servicios y Gestión del Cambio no sólo permitió rediseñar los servicios prioritarios, sino que también consolidó un modelo de gestión flexible y orientado al futuro. La experiencia adquirida y las lecciones aprendidas en esta primera fase servirán como guía para replicar y escalar este enfoque en todas las sedes del país.

Para Santo Tomás, la transformación de los servicios estudiantiles es un componente clave de su misión educativa: ofrecer experiencias que no solo ocurran en las aulas, sino que también abarquen todos los aspectos de la vida estudiantil, marcando un impacto positivo y duradero en la vida de sus alumnos.