Ideas clave
- Más allá de lo beneficioso que puede ser el tener procesos automatizados, la transformación digital no tiene tanto que ver con los softwares, sino más bien con las personas.
- El primer gran desafío de la Academia Amplifica ANID se realizó en torno a uno de los procesos más relevantes de la Agencia: la rendición de cuentas de los investigadores.
- Para transformar este servicio, se instalaron nuevas capacidades en funcionarios y funcionarias de la institución, que les permitieran establecer nuevas prácticas de trabajo, para conectarse entre las diversas áreas y así acelerar proyectos de cara a la ciudadanía
Cuando se piensa en transformación digital, se cree que es un proceso donde la tecnología es la gran protagonista. Sin embargo, y más allá de lo beneficioso que puede ser tener procesos automatizados, la transformación digital no tiene tanto que ver con los softwares, sino más bien con las personas. Y es que para alcanzar los objetivos institucionales aplicando tecnología, se necesita que haya un cambio en las lógicas de trabajo que permitan que las culturas se beneficien de estas herramientas, sacándoles su máximo potencial.
En ese esfuerzo por incorporar la innovación y habilitar procesos que mejoren la experiencia de las y los usuarios, es que surge Academia ANID, un programa de transformación que fue diseñado e implementado por Unit en la Agencia Nacional de Investigación y Desarrollo de Chile (ANID), organismo público a cargo de promover, fomentar y desarrollar la investigación científica y académica en Chile.
El primer gran desafío de la Academia Amplifica ANID se realizó en torno a uno de los procesos más relevantes de la Agencia: la rendición de cuentas de los investigadores que reciben financiamiento de dicho organismo. Una instancia necesaria que le permite a ANID tener registro y control respecto al uso de recursos públicos, claves para el desarrollo de nuevas investigaciones. Y es que, tanto para beneficiarios como para funcionarios, este proceso resultaba complejo, pues existían dificultades en la comunicación e información entregada que lo hacían demoroso.
“Si bien la digitalización de este proceso era clave para destrabar el problema, lo más importante era generar una transformación cultural en los equipos y las personas”, dice la socia y Directora ejecutiva de Unit, Katalina Papic.
Así, durante dos meses -y de manera inédita en la institución-, se trabajó de manera colaborativa con más de 36 personas de las diversas áreas financieras de ANID, para encontrar soluciones y mejorar la experiencia de rendición de los usuarios de la Agencia. Desarrollando nuevas capacidades, las y los funcionarios quedaron capacitados en metodologías y enfoques de innovación, diseño de servicios y experiencia de usuario. “Sentar en un mismo espacio a personas que trabajan en temas similares, pero que no necesariamente conocen los procesos de los otros, fue fundamental“, sostuvo uno de los participantes del programa.Como producto de este proceso, se desarrolló la nueva plataforma de orientación y acompañamiento para los investigadores en torno al proceso de rendición: Amplifica ANID. Un servicio digital que busca que la experiencia de rendición sea simple, reduciendo los errores y las observaciones, y mejorando la eficiencia dentro del proceso al centralizar la información. “Con este programa, no solo se logró contar con un nuevo servicio que facilita la experiencia de los investigadores al momento de hacer sus rendiciones, sino que también se pudo avanzar en transformar las rutinas de trabajo de las personas que se desenvuelven día a día entregando estos servicios”, concluye Katalina Papic.
